Gdybyśmy pokusili się o policzenie sal konferencyjnych pod Warszawą okazałoby się, że trzeba je liczyć w setkach. Są to sale znajdujące się w hotelach i centrach konferencyjnych, a także sale dostępne w ramach mniejszych i większych lokali gastronomicznych, które coraz częściej goszczą klientów biznesowych. Na co zwracać uwagę wybierając sale konferencyjne pod Warszawą? Jak wybrać te najlepsze? Czy wystrój sali rzeczywiście wpływa na sukces wydarzenia?
Elastyczne sale konferencyjne, które dostosowują się do potrzeb
Większość sal konferencyjnych w hotelach i centrach konferencyjnych pod Warszawą charakteryzuje się dużą elastycznością. Wynika to ze swobody zarządzania przestrzenią, którą możemy dowolnie aranżować, a w wielu przypadkach również multiplikować za sprawą rozsuwanych paneli ściennych. To wszystko sprawia, że jako organizatorzy konferencji oraz innych wydarzeń biznesowych musimy być świadomi przestrzeni oraz roli, jaką odgrywa podczas naszego eventu. W zależności od tego, jakie chcemy wywrzeć wrażenie na uczestnikach konferencji oraz jakie zachowania chcemy stymulować tak musimy zaaranżować przestrzeń. Układ teatralny sali konferencyjnej zwróci uwagę na prelegenta, ale może prowadzić do tego, że część uczestników wydarzenia zwyczajnie się „wyłączy” – problem ten dotyka przede wszystkim tylne rzędy, dlatego układ teatralny nie sprawdza się najlepiej w długich i wąskich salach. Układ teatralny nie sprawdzi się również najlepiej w trakcie szkoleń, podczas których chcemy zachęcić uczestników do pracy w grupach. W tej sytuacji lepszy będzie układ bankietowy. A co zrobić w przypadku dużej sali i konferencji na kilkaset osób? Jak sprawić, żeby uczestnicy byli zaangażowani? Może warto zrezygnować z tradycyjnego układu krzeseł na rzecz litery „U” lub organizacji mównicy po środku sali?
Konferencyjne „must have” – sale konferencyjne i ich obowiązkowe wyposażenie
Decydując się na wybór sali konferencyjnej warto się upewnić, że jest ona odpowiednio wyposażona. W prawdzie rzutnik multimedialny należy już w pewnym sensie do wyposażenia standardowego, jednak odpowiednie oświetlenie i nagłośnienie sali to w wielu miejscach wciąż spory problem. Podobnego może nastręczać klimatyzacja, która w przypadku starszych obiektów konferencyjnych często okazuje się niewydajna (zbyt duża powierzchnia w stosunku do mocy urządzenia).
Czego więc możemy oczekiwać do dobrze wyposażonej sali konferencyjnej?
Dobrze wyposażona sala konferencyjna powinna posiadać:
- rzutnik multimedialny,
- ekran projekcyjny,
- flipchart lub inną tablicę,
- żaluzje lub inny system zasłaniania okien,
- dobre oświetlenie,
- system nagłośnienia.
Dlaczego najlepiej wybierać hotele na konferencje?
Planując event pod Warszawą najlepiej zdecydować się na hotel na konferencję. Dzięki temu konferencję można połączyć z odpoczynkiem i rekreacją. To także doskonały pretekst, żeby po zakończeniu merytorycznej części spotkania nawiązać kontakty biznesowe w bardziej sprzyjających warunkach kuluarowych.
